5 lời khuyên để tổ chức một sự kiện thành công

Dasom Kim là cựu sinh viên của Học viện IHTTI Thụy Sĩ, hiện là nhà Điều hành và Lập kế hoạch cho các sự kiện của Khách sạn Grand Hyatt Incheon. Dưới đây là chia sẻ vô cùng hữu ích của cô về những yếu tố quan trọng để tổ chức một sự kiện thành công.

Tiếp cận mọi thứ một cách linh hoạt

Việc cộng tác với các nhóm khách hàng khác nhau chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những thay đổi hay quy tắc khác nhau. Dù việc có một “khuôn mẫu” cơ bản cho công tác tổ chức sự kiện của mình là điều nên làm nhưng bạn cũng cần phải có khả năng ứng biến nhanh với mọi tình huống. Đồng thời, khả năng quan sát, nắm bắt ngay vấn đề ở những tình huống khác nhau cũng là yếu tố không thể thiếu. Linh hoạt và điều hướng là những kỹ năng bạn cần có khi muốn trở thành một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp.

Dasom Kim – Cựu sinh viên Học viện IHTTI Thụy Sĩ

Nắm vững và kiểm soát chặt chẽ mọi chi tiết

Tôi thường quản lý hai đến ba sự kiện mỗi tuần, từ những sự kiện MICE (cuộc họp và gặp gỡ, buổi khen thưởng, hội nghị và triển lãm) cho đến những cuộc họp của các công ty nhỏ. Trong công việc của tôi, có tính tổ chức là một điều vô cùng quan trọng. Với tất cả những sự kiện mà tôi quản lý, tôi đều có một buổi phổ biến thông tin sự kiện. Đó là lúc tôi ghi chú lại danh sách dùng phòng, chi tiết chương trình nghị sự, những yêu cầu đặc biệt và bảng liệt kê những mục cần kiểm tra của sự kiện. Đó là một thói quen tốt khi bạn ghi chú lại mọi thứ để tránh những thiếu sót hay rắc rối không đáng có cho sự kiện.

“Trong giai đoạn lập kế hoạch cho sự kiện, không có gì là toàn diện. Ngay cả những kế hoạch chi tiết và hoàn hảo cũng có thể xuất hiện kẽ hở hay những yếu tố xảy ra bất ngờ không nằm trong kế hoạch. Chính vì vậy, điều bạn cần làm là luôn chuẩn bị một kế hoạch dự phòng cho tất cả những thứ có thể mắc lỗi.”

Một mối quan hệ tốt đẹp khởi đầu từ việc giao tiếp thành công

Là một người lên kế hoạch cho các sự kiện, không đơn thuần chỉ là thấu hiểu nhu cầu của khách hàng mà bạn còn phải truyền đạt lại những yêu cầu đó đến người bán hàng hay những bộ phận hỗ trợ mình một-cách-chính-xác. Thông thường, chỉ một thay đổi nhỏ cũng có thể tạo nên “hiệu ứng gợn sóng” và bạn cần phải đảm bảo tất cả mọi người có cách hiểu vấn đề giống nhau để có sự phối hợp nhịp nhàng, suôn sẻ.

Với mỗi sự kiện mà tôi tổ chức, tôi luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và những người làm việc cùng với mình. Đơn giản vì lòng tin và khả năng làm việc nhóm là những điều vô cùng cần thiết đối với việc lập kế hoạch cho sự kiện. Hơn nữa, nếu khách hàng của tôi thấy hài lòng, họ sẽ chia sẻ cho bạn bè và đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp mang đến nhiều cơ hội kinh doanh hấp dẫn cho khách sạn.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn

Thời gian không chờ đợi bất kỳ ai

Quản lý thời gian là công việc thiết yếu khi chúng ta phải làm việc với nhiều sự kiện, dù lớn hay nhỏ, ở bất kỳ thời điểm nào. Nếu không biết cách quản lý thời gian của mình sao cho hiệu quả nhất thì khả năng cao bạn sẽ mất đi khách hàng tiềm năng cũng như uy tín nghề nghiệp của mình. Để có thể quản lý thời gian của mình thật hữu hiệu, tôi đã học được cách sắp xếp các nhiệm vụ và khối lượng công việc hằng ngày của mình bằng cách lập một danh sách chi tiết những việc cần làm và thời hạn hoàn thành chúng theo thứ tự. Tôi hiểu rằng, bản thân mình không thể nào tự quản lý hết mọi nhiệm vụ cũng như yêu cầu của những dự án lớn. Và trong những trường hợp như thế, tôi sẽ chia sẻ công việc đến mọi người và nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp cũng như đội ngũ khác của khách sạn.

“Ngành tổ chức sự kiện không bao giờ ngủ yên và việc lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện thành công nghĩa là bạn phải khiến nó diễn ra đúng thời điểm.”

Hãy yêu công việc của chính bạn

Ngành tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản chỉ là những buổi tiệc tùng và tạo dựng mối quan hệ mà hơn hết, nó ít nhiều gây ra sự căng thẳng và đòi hỏi những người làm trong nghề phải không ngừng cố gắng. Tất nhiên, cũng có những lúc bạn phải làm công việc hết sức buồn tẻ nữa. Tuy vậy, một khi sự kiện mà tôi lên kế hoạch diễn ra thành công thì cảm xúc ấy thật khó tả. Và không có điều gì đáng giá hơn việc được khách hàng cảm ơn và đánh giá cao vì đã giúp họ tổ chức một sự kiện thành công.

“Chính sự sôi động của ngành nghề này đã tạo nên động lực lớn cho tôi đón chào ngày mới với những thử thách mới.”

Khám phá ngôi trường Thiết kế và Quản trị Khách sạn đẳng cấp IHTTI

Học viện IHTTI là một trong những trường Quản trị Khách sạn hàng đầu của Thụy Sĩ. Trường có thế mạnh đào tạo đặc biệt về lĩnh vực Khách sạn và Thiết kế, Trang trí Khách sạn. IHTTI được CEOWORLD Magazine bình chọn trong top 50 trường Nhà hàng khách sạn tốt nhất thế giới với chất lượng đào tạo tuyệt vời, mối quan hệ liên kết rộng lớn cũng như có đội ngũ sinh viên thành công. Các chương trình đào tạo của Học viện IHTTI dựa trên phương cách đào tạo Quản trị Khách sạn nổi tiếng của Thụy Sĩ kết hợp những cải tiến mới mẻ nhất trong lĩnh vực thiết kế, công nghệ và quản lý thương hiệu xa xỉ. Thông qua mối quan hệ hợp tác chuyên môn chặt chẽ với LesConcierges* và HBA/Hirsch Bedner Associates**, sinh viên sẽ có cơ hội học tập, làm việc cùng các chuyên gia hàng đầu thế giới.

Du học Thụy Sĩ ngành Nhà hàng khách sạn tại Học viện IHTTI, sinh viên có cơ hội tham gia vào chương trình thực tập có hưởng lương đến 12 tháng (tùy chương trình bạn chọn học) trong hệ thống khách sạn từ 4 – 5 sao không chỉ tại Thụy Sĩ mà còn trên khắp thế giới. Những cái tên có thể kể đến như Abbey, Accor, Arcotel, Britannia, Hilton, Disneyland, Intercontinental, Four Seasons, Évian Resort, GHM, Hublot, IHG, Marriott… Theo quy định của Chính phủ Thụy Sĩ, tối thiểu mức lương bạn có thể hưởng mỗi tháng thực tập là 2.172 CHF.

Các chương trình đào tạo ngành Nhà hàng khách sạn mà IHTTI mang đến bao gồm:

• Cử nhân Nhà hàng khách sạn Quốc tế và Quản trị Thiết kế
• Văn bằng sau đại học về Khách sạn Quốc tế và Quản trị Thiết kế
• Thạc sĩ Kinh doanh Khách sạn Quốc tế và Quản trị Thiết kế

Liên hệ Công ty Du học INEC – Đại diện tuyển sinh chính thức của Học viện IHTTI Thụy Sĩ tại Việt Nam để được tư vấn cụ thể nhất về cấu trúc khóa học, điều kiện đầu vào, chi phí học tập, triển vọng nghề nghiệp cũng như thủ tục hồ sơ visa:

• Tổng đài: 1900 636 990
• Hotline KV miền Bắc & Nam: 093 409 2662 – 093 409 9948
• Hotline KV miền Trung: 093 409 9070 – 093 409 4449
• Email: [email protected]
• Đăng ký tư vấn du học Thụy Sĩ miễn phí: https://goo.gl/7zr5Mt

*Nhà cung cấp dịch vụ và các giải pháp phục vụ khách sạn đầu tiên thế giới

**Đơn vị dẫn đầu thế giới về lĩnh vực thiết kế nội thất khách sạn